資料を渡す時のワンポイントグッズ～レールファイルの活用～

皆さまはご自身が作成した提案資料や報告資料をお客様や相手に渡す時、どのようにお渡ししていますか？
「ホッチキスで止め、クリアファイルに入れて渡す」でしょうか？

会議室等の個室において、お客様に提案・説明をするシチュエーションでお渡しする資料には「レールファイル」がおすすめです。レールファイルとは、ざっくり表現するとクリアファイルの左側にレールがついているものです。

100円ショップでも購入することができます。

ダイソー：https://jp.daisonet.com/products/4549131558098
キャンドゥ：https://ec.cando-web.co.jp/item/4934297000664/

私は案件提案のプレゼンテーション資料など、パワーポイントで作成した資料をこのレールファイルに入れてお渡しするようにしています。レールでまとまっているので、整理しやすく、お渡しした時の印象も良いです。

印刷と製本の仕方

プレゼンテーション資料はパワーポイントから以下の設定で印刷をします。
◆フルページサイズのスライド　１スライド／ページで印刷
◆片面印刷

プリンターのプロパティで１枚の紙に２スライドが上下で印刷されるよう設定をします。

実際に印刷・製本したものがこのような形になります。

レールファイルがおすすめの理由３つ

（１）資料の第一印象がグッと良くなる

資料一式が製本されているので、ホッチキスで止めただけの資料よりも、パッと見、立派な印象＆特別感が出ます。（中身を見る前から「こんな立派なものを作っていただいてありがとうございます」と言われることも）
中身を見る前から、資料の第一印象が良くなるので、相手に期待感を持って話を聞いてもらうことができます。

（２）捨てられにくい

ホッチキスで止めただけの資料であれば、提案が終わった後、特に印象に残らず今は不要だと感じたらそのまま資料が捨てられることが多いでしょう。しかし、レールファイルに入っていれば、心理的に捨てづらくなり、また何かの時に必要になるかもしれない、とそのまま保管してもらえる可能性が高くなります。
私がレールファイルでお渡しした資料を次回の打ち合わせや、最終的な報告会の場でもそのままの形で持参いただいている方もいらっしゃったので、お客様にとっても使い勝手が良いものだと思われます。

（３）順番の入れ替え自由＆持ち主がカスタマイズできる

ホッチキスで止めてしまうと、順番を入れ替えるには、一旦針を抜いてまた止めて…となります。紙にも穴が開き、残念な印象になります。レールファイルであれば、紙を傷つけないので何度でも自由に順番を入れ替えることができます。
パワーポイントで作った資料だけでなく、見積書や注文書、チラシ、リーフレットなども一緒に閉じて、一式をお渡しすることができます。取り外しも自由なので、受け取ったお客様のほうで順番を入れ替えたり、必要な社内文書を追加して上席や関係者に回覧することができます。