Officeソフトの特徴と使い分け

事務作業を行う上で、Microsoft　Officeソフトの操作が必要不可欠です。よく使うのがWord、Excel、PowerPointの３つです。それぞれのソフトの特徴と使い分けについてまとめてみます。

私の認識ではざっくりこんな感じです。

	Word	Excel	PowerPoint
ノートに例えると	キャンパスノート	方眼用紙	自由帳
色調	モノクロ	グレースケール	フルカラー
構成要素	文字	Word ＋図表・数値	Excel＋画像＋アニメーション

３つのソフトを比較

私がシステムエンジニアをしていた頃の使用ソフトはほぼExcelのみでした。今までの業務での使用割合はこんな感じです。Excelを使うことが圧倒的に多かったのですが、自分なりに書籍を読んだり、他の人が作成したものを見て研究したり一番勉強をしたのはPowerPointです。

中小企業診断士合格後の実務補習では、実際の中小企業に対してコンサルティングレポートを提出するのですが、Word・Excel・PowerPointすべてを使ってレポートを仕上げる必要があり、特に普段使用したことのないWordに大苦戦しました。

Wordはどんな時に使う？

Wordは「読み物」を作成するとき、物事の経緯や顛末を文章で伝える時に使用します。文字を読んでもらうイメージです。必要な情報を口頭で補足することなく、もれなく文書だけで伝える必要があるものに対して使用します。文章を打ち込むだけなら、誰でもすぐにできますが、目次をつけたり段落をそろえるなど、見映えを整える操作は実は奥が深く、私は今でも苦戦しています。。

具体的な作成物

報告書、論文、始末書、規則規程集（就業規則・人事制度など）など

Excelはどんな時に使う？

Excelは数字や図解表現を含め、全体像を短時間で伝える時に使用します。１枚の紙の中で伝える必要があるものはExcelで作成します。
数値を扱う時はもちろん、伝える内容やトピックスが一律で決まっている時、誰でも同等のクオリティの資料が作れるようにフレームを用意するとき（標準化するとき）はExcelが便利です。
フレームが整っていてルールが定まっていれば、誰でもすぐに見やすくきれいな資料を作成することができます。

具体的な作成物

企画書、分析報告書、売上計画／財務計画、労務・給与管理、仕様書、設計書、見積書、請求書、操作マニュアルなど

PowerPointはどんな時に使う？

相手の印象に残ること＆確実に情報を着信させる・理解してもらえるよう視覚的に情報を伝える時に使用します。目を引く画像やアニメーションを使うこともあります。Wordで作成した報告書、レポートの内容をわかりやすく伝えるために、レポートのサマリーとしてPowerPointにまとめて発信することもあります。
PowerPointは「自由帳」なので一番表現の自由度が高く、人それぞれ個性が出ます。なので、私はPowerPointが一番好きです。